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Kommunikation so leicht wie eine Wolke

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Wie die Cloud die Zusammenarbeit mit Mandanten erleichtert

Auswertungen online verschicken oder den Jahresabschluss schnell im Zug freizeichnen lassen. Wer mit der Cloud arbeitet, könnte das schon kennen. Allerdings haben moderne Cloudlösungen noch mehr zu bieten.

Das sind die Vorteile der Cloud

Die Begriffe Cloud und Digitalisierung gehen Hand in Hand – das ist klar. Denn vieles, was im Kanzleialltag ansteht, kann heute schon durch die richtigen Anwendungen erleichtert werden. Darunter auch das, was für jeden Steuerberater im Fokus steht: die Arbeit mit den eigenen Mandanten.

Genau hier setzen Cloudlösungen an und bieten zwei Chancen:

  1. Mandanten und Behörden sind direkter, einfacher und sicherer zu kontaktieren.
  2. Kanzleiprozesse werden automatisiert. Hierdurch gewinnt jeder Steuerberater wertvolle Zeit, die er in seine Mandanten in Form von Beratung zurück investieren kann.

Mandantenkommunikation wird immer einfacher

Ein Beispiel, wie sich die Kommunikation verbessern lässt, sind Auswertungen. Kaum ist eine davon fertig, muss der Drucker angeworfen werden und das Warten beginnt. Danach noch die Unterlagen aus dem Drucker nehmen, falten, kuvertieren und mindestens in der Kanzlei abholen lassen (oder jemanden zur Post schicken). Bei Dokumenten, die eines gewissen Schutzes bedürfen, scheint dieser klassische Weg vielen noch als angebracht, da es sich schließlich um die scheinbar sicherste Variante handelt.

Dieser Gedanke trügt jedoch. Denn es gibt mittlerweile nicht nur eine innovativere, sondern auch mindestens genauso sichere Lösung: dem Mandanten die Unterlagen in einem Online-Portal zur Verfügung stellen. Das ist Datenaustausch in der Geschwindigkeit einer E-Mail und mit einer höheren Sicherheit als der postalische Versand.

Noch mehr Freiheit liefert das Smartphone dank Apps wie der Beleg-App von Agenda. Hiermit haben Mandanten die Möglichkeit, Dokumente jeder Art an ihren Steuerberater zu schicken. Der Vorteil: Das Dokument landet automatisch beim jeweiligen Mandanten und unsichere WhatsApp-Nachrichten gehören der Vergangenheit an.

Freizeichnen mit einem Klick

Das Freizeichnen von Jahresabschlüssen oder Steuererklärungen war oft anstrengend und ein echter Zeitfresser. Nun können diese direkt aus der Anwendung zur Verfügung gestellt und mit einem Klick vom Mandanten freigegeben werden. Dank mobilem Zugriff egal wann und wo.

Ein weiterer Vorteil ist die automatische Archivierung. Da die Daten digital vorliegen, kann der Mandant selbst auf diese zugreifen. Benötigt seine Bank also eine Auswertung, kann er sie problemlos ausdrucken.

Geld sparen und Belege digital buchen

Papierbelege kosten Zeit. Hierzu zählen das Abtippen und deren gelegentlicher Verlust. Der Mandant kann mit der richtigen Cloudanwendung jedoch längst seine buchführungsrelevanten Belege selbst einscannen. Danach importiert er sie gemeinsam mit den bereits digitalen Belegen und die Texterkennung verarbeitet sie direkt zu Buchungsvorschlägen.

Kassenbücher führen wie von Geisterhand

Auch das gute alte Kassenbuch ist quasi in den Jungbrunnen gefallen. Gerne mal ein bisschen unleserlich – vor allem, wenn es schnell gehen muss – stellt es ein Risiko bei der Betriebsprüfung dar. Leichter geht das mit webbasierten Anwendungen, die das Buchen von Kassenbewegungen automatisieren. So achtet das Programm schon bei der Eingabe auf eine chronologische Reihenfolge und dass der Kassenbestand nicht ins Minus rutscht. Dabei ist es im Gegensatz zu einer Excel-Liste natürlich GOBD-konform.

Fazit

Cloudlösungen sind kein Allheilmittel, aber sie minimieren schon heute viele Routinearbeiten. Obendrein helfen sie beim schnellen Datenaustausch mit den Mandanten. Das spart wichtige Minuten im Kanzleialltag und in der externen Kommunikation. Die gewonnene Zeit können Steuerberater dann in das wichtigste überhaupt investieren: ihre Mandanten. Es lohnt sich also, sich frühzeitig mit dem Thema Cloud auseinanderzusetzen.

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