Nachfolgend die wesentlichen Änderungen gegenüber dem bisherigen Schreiben aus dem Jahr 2014:

• In Rz. 39 wird nicht mehr auf das BMF-Schreiben v. 05.04.2004 - IV D 2 - S 0315 - 4/04, BStBl I 2004 S. 419) verwiesen (das Schreiben ist nicht mehr in der Positivliste enthalten, s. BMF v. 14.03.2016 - IV A 2 - O 2000/15/10001, Anlage 2.)
• In Rz. 48 wird klargestellt, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben nach § 146 Absatz 1 Satz 2 AO täglich festzuhalten sind. Bisher sollen die Einnahmen und Ausgaben täglich festgehalten werden.
• In Rz. 50, 1. Bulletpoint, ist nicht mehr von der "Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats" sondern von der "Buchung (bzw. die bei Nichtbuchführungspflichtigen vergleichbare Aufzeichnung) der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats" die Rede.
• In Rz. 68 zur Sicherung von Papierbelegen heißt es nun "bildliche Erfassung" statt "scannen".
• In Rz. 130 wird klargestellt, dass die elektronische Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen und Buchungsbelegen in Papierform z.B. auch durch Abfotografieren erfolgen kann (statt "elektronisch erfasst (Scannen)" heißt es nun "elektronisch bildlich erfasst (z.B. gescannt oder fotografiert)". Die elektronische Erfassung kann hierbei mit den verschiedensten Arten von Geräten (z.B. Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scan-Straßen) erfolgen, wenn die Anforderungen dieses Schreibens erfüllt sind. Ferner wird in Rz. 130 klargestellt, dass § 146 Absatz 2 AO einer bildlichen Erfassung durch mobile Geräte (z.B. Smartphones) im Ausland nicht entgegensteht, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen wurden und dort direkt erfasst werden (z.B. bei Belegen über eine Dienstreise im Ausland).
• Nach Rz. 135 sind bisher bei der Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. Inhouse-Format) beide Versionen zu archivieren. Dem Entwurf zufolge soll die Aufbewahrung lediglich der konvertierten Fassungausreichen, wenn
  • keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird,
  • bei der Konvertierung keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen,
  • die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung dokumentiert wird (Verfahrensdokumentation) und
  • die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde nicht eingeschränkt werden.
• Rz. 136 zur elektronischen Erfassung von Papierdokumenten wurde um folgenden Absatz ergänzt: "Erfolgt im Zusammenhang mit einer, nach § 146 Abs. 2a AO genehmigten, Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland ein ersetzendes Scannen, wird es nicht beanstandet, wenn die papierenen Ursprungsbelege zu diesem Zweck an den Ort der elektronischen Buchführung verbracht werden. Die Digitalisierung hat zeitnah zur Verbringung der Papierbelege ins Ausland zu erfolgen."

Hinweis: Das BMF hat den angeschriebenen Verbänden bis zum 12.11.2018 Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben. Ein ausführlicher Beitrag zum Thema wird in der BBK 22/2018 erscheinen.

Hauptbezug: BMF, Schreiben an diverse Verbände v. 05.10.2018 - IV A 4 - S 0316/13/10003-13

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