Kaum ein Thema beschäftigt Buchhaltung und Rechnungswesen aktuell so stark wie die verpflichtende elektronische Rechnung. Seit dem 1.1.2025 gilt in Deutschland eine neue Rechtslage für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen, und die nächsten Umsetzungsstufen stehen bereits fest. Gleichzeitig kursieren viele Missverständnisse: Was genau ist eine E-Rechnung, wen betrifft die Pflicht, und welche Übergangsfristen gelten? Dieser Fragenkatalog bringt Ordnung in das Thema und beantwortet die wichtigsten Fragen aus der Praxis.
Worum geht es bei der E-Rechnungspflicht?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die verpflichtende Annahme für elektronische Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen eingeführt. Anders als der Name vermuten lässt, reicht dafür keine einfache PDF-Datei. Eine E-Rechnung im rechtlichen Sinn ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Datenformat, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind die gängigsten Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Klassische Papierrechnungen und Bilddateien wie PDF, TIF oder JPEG gelten dagegen als "sonstige Rechnungen" und dürfen künftig nur noch eingeschränkt genutzt werden.
Wie sieht der zeitliche Fahrplan aus?
Die Einführung erfolgt gestaffelt:
- Seit 1.1.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und vearbeiten können.
- Ab 1.1.2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden ausstellen.
- Ab 1.1.2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen, ausgenommen Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Wichtig zu wissen: Verbände wie der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordern aktuell, den Stichtag 1.1.2027 wegen offener technischer Fragen auf 2028 zu verschieben. Eine gesetzliche Änderung liegt dazu bislang jedoch nicht vor, sodass die genannten Fristen weiterhin die verbindliche Grundlage bilden. Es lohnt sich also, die weitere Entwicklung im Blick zu behalten.
Die 10 wichtigsten Fragen zur E-Rechnung
1. Was bringt mir die Umstellung auf E-Rechnungen?
Wer seine Belegverarbeitung digitalisiert, profitiert von der Möglichkeit einer schnelleren und medienbruchfreien Rechnungsbearbeitung. Eingehende E-Rechnungen lassen sich automatisch einlesen, zuordnen, prüfen, verbuchen und zur Zahlung anweisen. Fehleranfällige manuelle Eingaben entfallen, der Papierverbrauch sinkt, und auch Portokosten werden eingespart. Langfristig ist die E-Rechnung damit die Grundlage für einen effizienteren Rechnungsworkflow im gesamten Unternehmen.
2. Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?
Eine E-Rechnung liegt nur dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist entweder die Einhaltung der EU-Norm EN 16931 (in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1) oder ein zwischen den Parteien vereinbartes Format, das die gesetzlichen Rechnungspflichtangaben vollständig in ein zur Norm interoperables Format überführen kann, etwa bestimmte EDI-Formate. Bildhafte Dateien wie PDF, TIF oder JPEG zählen ausdrücklich nicht dazu. Sie gelten als "sonstige Rechnung" und dürfen im B2B-Bereich nur noch innerhalb der Übergangsfristen genutzt werden.
3. Für welche Umsätze gilt die Ausstellungspflicht?
Betroffen sind Umsätze, die ein inländisches Unternehmen an einen anderen inländischen Unternehmer erbringt, sofern diese nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind. Das schließt auch Fälle ein, in denen der Leistungsempfänger die Steuer selbst schuldet (§ 13b UStG), Gutschriften, teilweise steuerpflichtige Umsätze sowie Leistungen an Kleinunternehmer oder an Unternehmer mit steuerfreien Umsätzen. Auch juristische Personen des öffentlichen oder privaten Rechts, etwa Kammern, Kirchengemeinden oder Vereine, können zur Ausstellung verpflichtet sein, wenn die Leistung ganz oder teilweise an deren unternehmerischen Bereich geht.
4. Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?
Nicht jede Rechnung muss künftig im strukturierten Format erstellt werden. Ohne Zustimmung des Empfängers bleiben weiterhin als sonstige Rechnung möglich:
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Fahrausweise
- Rechnungen an Privatpersonen sowie an juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind.
- EDI-Rechnungen, die noch bis Ende 2027 unverändert weitergenutzt werden dürfen.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zudem dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber wie alle anderen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
5. Welche technischen Voraussetzungen brauche ich schon jetzt?
Seit dem 1.1.2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür genügen im Kern drei Dinge: ein E-Mail-Postfach, eine Software zum Lesbarmachen der Rechnungsdatensätze (etwa das kostenfreie Angebot im ELSTER-Portal der Finanzverwaltung) sowie ein elektronisches Archivsystem zur revisionssicheren Aufbewahrung. Für die spätere Ausstellungspflicht kommt zusätzlich eine Software zur Erstellung von XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen (ab Version 2.1) hinzu.
6. Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Auch die E-Rechnung muss alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 und § 14a UStG enthalten, jedoch in strukturierter Form. Eine unstrukturierte Angabe in einem Textfeld oder nur im Anhang reicht nicht aus. Ergänzende Informationen lassen sich zusätzlich in einem Freitextfeld oder als integrierter Anhang hinterlegen. Bei der Ausstellungsfrist ändert sich nichts: Auch E-Rechnungen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung der Leistung ausgestellt werden, eine elektronische Signatur ist dafür nicht zwingend erforderlich.
7. Wie werden E-Rechnungen übermittelt und empfangen?
Für die Übermittlung kommen mehrere Wege infrage: der klassische Versand per E-Mail, die Bereitstellung über eine elektronische Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzerns oder der Download über ein Internetportal. Wichtig ist, dass sowohl Aussteller als auch Empfänger die Datensätze mit geeigneter Software lesbar machen und im Zweifel auch validieren können, etwa mit kostenfreien Tools wie dem Quba-Viewer.
8. Was passiert, wenn der Kunde die Annahme einer E-Rechnung verweigert?
Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme oder ist er technisch nicht dazu in der Lage, hat er keinen Anspruch auf eine alternative sonstige Rechnung. Für den Rechnungsaussteller gelten die umsatzsteuerlichen Pflichten in diesem Fall trotzdem als erfüllt, sofern er eine ordnungsgemäße E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine korrekte Übermittlung bemüht hat, zum Beispiel durch ein Sendeprotokoll.
9. Gefährdet eine fehlende E-Rechnung meinen Vorsteuerabzug?
Sobald der leistende Unternehmer zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet ist, erfüllt grundsätzlich nur eine E-Rechnung die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung für den Vorsteuerabzug. Wird stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, lässt sich diese nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigen. In Ausnahmefällen kann der Vorsteuerabzug auch ohne diese Berichtigung möglich sein, wenn die sonstige Rechnung inhaltlich vollständig und richtig ist. Da der Rechnungsempfänger in der Regel nicht weiß, ob sein Geschäftspartner noch Übergangsregelungen nutzen darf, lohnt sich im Zweifel eine kurze Rückfrage.
10. Wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Der zugrunde liegende Datensatz muss elektronisch, unveränderbar und in seiner ursprünglichen Form archiviert werden, sodass er für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar bleibt. Ein Ausdruck der Visualisierung reicht dafür nicht aus. Die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens acht Jahre, eine längere Aufbewahrung wird empfohlen. Enthalten begleitende Dokumente, etwa eine Übersendungs-E-Mail mit Buchungsvermerken, weitere steuerlich relevante Informationen, gelten für diese dieselben Anforderungen an die unveränderbare Archivierung.
Fazit: Frühzeitig vorbereiten zahlt sich aus
Auch wenn die Ausstellungspflicht für viele Unternehmen erst 2027 oder 2028 greift, lohnt sich der Blick auf die eigenen Prozesse schon jetzt. Wer frühzeitig klärt, wie Empfang, Prüfung, Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen ablaufen sollen, vermeidet späteren Zeitdruck und schafft die Grundlage für einen effizienten, digitalen Rechnungsworkflow.
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