Die E-Rechnung

Europäische ERechnungspflicht (VIDA): digitaler Rechnungs- sowie Scanprozess für ein effizientes Rechnungswesen

Praxis-Seminar

Belegfluss fĂĽr ein effizienteres, prozessorientiertes Rechnungswesen unter Beachtung der GoBD

Das Thema E-Invoicing (= digitale Rechnungserstellung, -übermittlung und –verarbeitungsprozess) wird für die Unternehmen auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht zunehmend interessant. Die Optimierung des Prozesses von der Bestellung, Leistungsannahme, Rechnungsprüfung bis zur Bezahlung und Buchung stehen hierbei im Vordergrund, sog. Prozessorientiertes Rechnungswesen.
Ebenso werden auch Rechnungen in beleghafter Form durch ein Scannen in den Prozess eingebunden. Dabei sind jedoch rechtliche und steuerliche Aspekte zu berĂĽcksichtigen.

FĂĽr die gesamten steuerrechtlichen Prozesse verlangt die  Finanzverwaltung ein nachvollziehbares Kontrollverfahren (sog. Verfahrensdokumentation). Das BMF-Schreiben zu den GoBD hat die steuerrechtrechtlichen ergänzt und teilweise verschärft.

Hintergrund

Erleichterungen gibt es jedoch aufgrund des GoBD-Schreibens vom 28.11.2019. Für den Rechnungsempfänger eröffnen sich damit Möglichkeiten, die digitalen Rechnungen in einen effizienten Bearbeitungsprozess einzubetten. Daneben kann aber auch die Rechnung als Datensatz übermittelt werden, EDI, ZUGFeRD oder auch die sog. XRechnung. Gerade auch durch das E-Governmentgesetz wird die Digitalisierung im öffentlichen Bereich gefordert, sog. X-Rechnung. Die E-Rechnungs-Verordnung wurde am 06.09.2017 vom Bundeskabinett verabschiedet. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungssteller (Auftragnehmer der öffentlichen Hand) Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. Damit kann z.B. der kreditorische Prozess vollumfänglich digital (als Datensatz) erfolgen, vom Bestellvorgang über die Buchhaltung bis in den Jahresabschluss und die Steuererklärung. Es eröffnen sich weitere Möglichkeiten, z.B. die Volltextsuche.

Andererseits wird es in Zukunft immerhin beleghafte Rechnungen (Papier) geben. Hierbei bietet sich die Digitalisierung an. Beim sog. ersetzenden Scannen wird der Beleg nach dem Scannen vernichtet.

Mit der sog. „VAT in the Digital Age (ViDA)“ soll ein transaktionsbezogenes Meldesystem fĂĽr EU-Umsätze eingefĂĽhrt werden und damit die E-Rechnungspflicht. Es soll auch ein nationales Meldesystem eingefĂĽhrt werden, entsprechend den EntwĂĽrfen zu Artikel 271a und 271b MwStSystRL, danach haben Steuerpflichtige den Steuerbehörden auf elektronischem Weg bestimmte Rechnungsdaten (sog. Meldedaten) zu ihren im Inland steuerbaren Umsätzen zu ĂĽbermitteln. Die obligatorische E-Rechnung (E-Invoicing) ist fĂĽr inländische B2B-Umsätze geplant, EinfĂĽhrung ab 01.01.2025, so die derzeitige Planung.  Als „Modell-Vorbild“ dient u.a. Italien, dort wurde mit dem 01.01.2019 ein solches Austauschverfahren von Rechnungen verpflichtend eingefĂĽhrt.

Im Seminar werden mögliche Übertragungsformate für digitale Rechnungen vorgestellt, deren Vor- und Nachteile erörtert und das ersetzende Scannen beschrieben. Weiterhin werden die Anforderungen der Finanzverwaltung und der handelsrechtlichen Regelungen an die Archivierung vorgestellt. Daneben die allgemeinen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs. Mögliche Prüfungsansätze der Finanzverwaltung schließen sich an, da digitale Unterlagen auch digital geprüft werden.

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Inhalte

  • Grundlagen des Vorsteuerabzugs
    • Form und Inhalt der Rechnung
    • Rechnungsberichtigung
  • Digital ĂĽbermittelte Rechnungen
    • Mögliche Ăśbertragungswege
    • BMF-Schreiben vom 28.11.2019 zu den GoBD (u.a. mobiles scannen)
    • ZUGFeRD (Zentraler User Guideline Forum Elektronische Rechnung Deutschland)
    • X-Rechnung (E-GovernmentG)
    • ViDA und die Anforderungen an die Prozesse und Software
    • Anforderungen an die Archivierung
    • Aufbewahrungspflichten
  • Scannen von Papierbelegen
    • Prozess des Scannens
    • Verfahrensdokumentation fĂĽr den Scanprozess
    • Aufbewahrungspflichtige Unterlagen
  • Aufbewahrungspflichten
    • Rechtliche Rahmenbedingungen
    • Handelsrecht: IDW RS FAIT 3
    • Steuerrecht: GoBD-Anforderungen
    • Beginn und Ende der Aufbewahrungsfrist
    • (Digitale) PrĂĽfungsansätze der Finanzverwaltung

Zielgruppe

Leiter und Mitarbeiter aus Rechnungswesen, Controlling und IT sowie Geschäftsleitung

Ergänzende Hinweise

Beginn Seminar: 09:00 Uhr
Ende Seminar: 17:00 Uhr

Dauer: 1 Tag

Verpflegung: Tagungsgetränke und Mittagessen sind im Preis des Präsenzseminars "Digitale Rechnungen, E-Invoicing (XRechnung)" enthalten.

Unterlagen: Für alle Seminartermine stehen die Unterlagen ab 48 Std. vor dem Seminarbeginn in „MyEndriss“ zum Download zur Verfügung. Bei den Präsenzveranstaltungen liegen die Unterlagen zusätzlich auch ausgedruckt im Seminarraum aus.

Fakten
  • Gesamtdauer: 1 Tag 1-tägiges Seminar von 09:00 Uhr bis 17:00 Uhr
Beratung
 Astrid  Astrid  Reichel
Astrid Reichel

0221 / 93 64 42-117

 Valessa Valessa Bobeth
Valessa Bobeth

0221 / 93 64 42-464

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